V tomto článku se budu věnovat nastavení základních obchodních procesů. Ty mnoho začínajících podnikatelů podceňuje a řeší je doslova za chodu. Po přečtení tohoto článku budete přesně vědět nejenom jak odbavit první poptávku, ale také jak změřit její výnos pro obchodníka i pro firmu samotnou.
V první řadě je zapotřebí si zvolit vhodný systém, kde budete své budoucí i stávající klienty evidovat. Těmto systémům se říká CRM = customer relationship management, což doslova znamená správa vztahů se zákazníky. Na českém i zahraničním trhu je velká spousta nástrojů. Já budu v našem případě popisovat jak to dělám já ve svém nástroji, který se svými startupy a klienty používám. Velkou výhodou je, že tento systém je zcela zdarma bez omezení funkcionality a růstu.
Pokud se chcete dozvědět o těchto systémech více, mám zpracované i cenové srovnání. To Vám rád na vyžádání zašlu, napište mi e-mail.
Obchodní aktivita začíná tím, že si ji musíme zařadit pod nějaký projekt. Je to kvůli tomu, že u projektu je možné nastavit pro nás tyto důležité metriky:
První krok po samotném založení projektu, je nastavení základních provizních podmínek.
Hodně founderů se kterými se potkávám, po čase od založení jejich firmy bojuje s tím, že nedokáží oddělit svůj čas a aktivity, které dělají pro firmu „zdarma“ od té „placené“. V praxi si to představte tak, že firmu založí dva foundeři. Jeden je více extrovert, má větší kontakty a přirozeně přináší do firmy nové zakázky. Firma zisk z těchto zakázek využívá na svůj provoz a onen founder nechává peníze ve firmě na její rozvoj.
To je za mne ten nejhorší scénář, který můžete z dlouhodobého hlediska nastavit. A těch důvodů je hned několik:
Proto je na začátku velmi důležité, dohodnout se, jaké provize a z jakých aktivit bude každý founder mít. Například při prodeji software, který vytváříte, dostane 30% z ceny zakázky a 10% z následného upsale. Super.
V systému to pak nastavuji následovně:
Hotovo, od této chvíle, kdykoliv vznikne uhrazená objednávka, systém automaticky započítá founderovi provizi. Jakékoliv výplaty provizí se dají přehledně evidovat právě v sekci Provize a všechny strany tak mají vždy přehled o provizním cashflow. Jak pracovat s výplatami společníků se můžete dočíst v mém článku, který jsem sdílel na linkedin, a je o tzv. P-V-R metodě rozdělování financí.
Co je ale důležité na nastavení provizí, že jsme zároveň položili základ pro budoucí růst. Jako foundeři se rozhodnete, že přiberete dalšího kolegu do týmu. Není nic jednoduššího, než ho přiřadit k projektu a nastavit mu nové pravidlo. Nový kolega začne fungovat v režimu, který máte již zaběhlý. Takto můžete tým rozšiřovat prakticky do nekonečna.
Upřímně, nejsem příznivce fixních platů pro obchodníky. Co ale je důležité respektovat, je že obchodní činnost je pracovní aktivita jako kterákoliv jiná. Ne vždy je obchodník schopen pracovat pouze za provizi. Většinou toho nejsou schopni juniornější či méně zkušení obchodníci.
Pro tento okamžik se mi velmi osvědčilo, mít nastavenou hodinovou sazbu pro práce, kde se dohodneme, že ji firma bude hradit. Může to být například pomoc v oblasti marketingu, spoluúčast na aktivitě, která není přímo navázaná na klienta obchodníka, atp.
Na systému, který používáme se mi líbí to, že když přidáváme obchodníka do týmu projektu, jedna z položek co můžeme nastavit je právě hodinová sazba. Nastavená hodinová sazba se pak využívá při trackování času u daného projektu. Pokud je obchodník ve více projektech, může mít dokonce více hodinových sazeb. Naprostá pecka.
Nastavenou hodinovkou se vyřeší to, že obchodník nebude v takovém stresu, že dělá práci, kde není přímo hmatatelná odměna. Často to může dokonce pomoci překlenout určitá období onboardingu obchodníka.
Jakmile máme vyřešeno nastavení provizí, dostáváme se k řešení tzv. leadů. Tedy příležitostí, které můžeme postupně proměňovat v obchodní případy. Nejčastěji to řešíme dvěma způsoby.
Pak je možné dělat pokročilejší práci s leady, jako jejich importy, referenční kódy a podobně. Ale to pro jednoduchost dnes přeskočíme.
Je důležité si nastavit workflow jak s takovým leadem pracovat. Zde je ukázka, jak to například děláme u některých startupů:
Systémově jsou kontakty nastaveny tak, že kontakt patří vždy jednomu obchodníkovi, který jej má na starosti. A i když dílčí úkoly u kontaktu řeší jiní členové týmu, ten kdo je zodpovědný za kontakt je obchodník.
Máme základní setup, máme připraveny členy týmu pro obchod a nyní potřebujeme začít řídit základní rozvoj obchodní činnosti. Za mne jsou důležité již zmiňované základní metriky. Pojďme si o nich říct něco více.
Systém umožňuje u klientů sledovat tzv. Potenciál. To je částka, u jednotlivých aktivit (úkolů) u daného klienta. Například mohu mít u klienta tři úkoly = poptávky, a každá u nich může mít jiný potenciál. Dokonce každou z nich může řešit jiný člen týmu. Pro management (CEO, CSO..) je tak důležitý ukazatel, kolik mohou být tržby v následujících měsících. Ty lze po určité době celkem dobře odhadovat, jakmile získáte data o úspěšnosti jednotlivých obchodníků.
Samozřejmě, že si můžeme nechat vyjet celkové cashflow výnosů z účetnictví. Co ale z těchto systémů nedostaneme je vazba na obchodníky v porovnání s časem a rozjednanými příležitostmi. Velmi užitečná pomůcka je tak sledování, jaký objem byl obchodník schopen proměnit do reálných tržeb.
Sledování leadů a růstu klientské základny
Další metrika, kterou považuji za důležité je vědět, kolik nových kontaktů daný obchodník získal. Díky této hodnotě pak můžeme velmi snadno zjistit jeho akviziční úspěšnost. V CRM máme krásný přehled o nových kontaktech, které jsou promítnuté i na graf s potenciálem a tržbami
A v neposlední řadě potřebujeme samozřejmě vědět, kolik nás takový obchodník na konci daného období stojí na provizích. To je jedna z mých nejoblíbenějších metrik. Protože mi to říká nejenom jak se daří mému projektu, ale také jak se daří obchodníkovi. Pokud má hodnoty nízké, bude řešit nějaký problém, se kterým mu mohu pomoci. V rámci těchto metrik je možné indivudálně s jednotlivými obchodníky nastavovat tzv. KPI (key performance indicator). Například bude KPI č. 1 = oslovíš 20 kontaktů, s nabídkou služeb v objemu 10 000 000 Kč, s úspěšností minimálně 10%.
Tak to je bylo základní nastavení obchodních procesů. Na tomto základů jsou startupy schopny úspěšně fungovat i roky.
Jarek Mikes, MSc. © 2002 – 2024, Všechna práva vyhrazena.
jarekmikes.com s.r.o.
